कार्यप्रवाह को उन नियमों के रूप में समझा जाता है जिनके द्वारा हस्ताक्षरित समाधान किसी उद्यम या संस्थान के भीतर उस क्षण से प्रचारित किए जाते हैं जब से वे अभिलेखीय भंडारण में प्राप्त होते हैं। इस अवधारणा का आधार एक दस्तावेज़ की प्राप्ति, उसका विचार, कार्यकारी निकायों को स्थानांतरण, निष्पादन, प्रमाणन, निष्पादन, भंडारण के लिए संगठनात्मक उपाय हैं।
यह एक ऐसी प्रक्रिया है जो इन उदाहरणों के माध्यम से दस्तावेज़ की गति के साथ-साथ उसके आंदोलन की गति को ध्यान में रखती है। दस्तावेज़ प्रवाह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसे प्रशासनिक तंत्र की सूचना गतिविधियों के साथ सहसंबद्ध किया जाना चाहिए, प्रत्येक व्यक्तिगत निर्णय के दस्तावेजीकरण के साथ, नए प्राप्त दस्तावेजों को संग्रहीत करना।
कई प्रशासनिक तंत्र की गतिविधियों में बड़ी संख्या में कमियां दस्तावेजों की आवाजाही के खराब संगठन से जुड़ी हैं। उदाहरण के लिए, प्रबंधन निर्णय दस्तावेज़ के संचलन की प्रक्रिया में तीन अनिवार्य घटक शामिल होने चाहिए:
- निर्णय के लिए सूचना समर्थन (इसमें विश्वसनीय जानकारी शामिल है,निर्णय की शुद्धता की पुष्टि);
- निर्णय का स्वयं दस्तावेजीकरण (नियामक दस्तावेज);
- कार्यान्वयन पर नियंत्रण (जिसमें प्रस्तावित कार्य का संगठन, कार्य को पूरा करने के तरीके, शर्तों का अनुपालन और समय सीमा शामिल है)।
जैसा कि उपरोक्त उदाहरण से देखा जा सकता है, कार्यप्रवाह सूचनाओं का संग्रह है जिसके आधार पर एक प्रशासनिक निर्णय जारी किया जाएगा; निर्णय की तैयारी, जिसमें संपादन, समन्वय, अनुमोदन तक प्रारूपण शामिल है। उपरोक्त सभी चरणों में न केवल उद्यम के संरचनात्मक प्रभागों के बीच, बल्कि तकनीशियनों, विशेषज्ञों से लेकर प्रबंधकों तक, कलाकारों के बीच दस्तावेज़ की आवाजाही की आवश्यकता होती है। इस उदाहरण से निष्कर्ष इस प्रकार है: दस्तावेज़ की गति जितनी अधिक होगी, प्रत्येक विशिष्ट चरण में उसके निष्पादन की गुणवत्ता उतनी ही अधिक होगी, उद्यम को समग्र रूप से प्रबंधित करने की प्रक्रिया उतनी ही बेहतर होगी।
यह शब्द साहित्य में 1920 के दशक की शुरुआत में ही सामने आया था। तब यह माना जाता था कि वर्कफ़्लो पूरे राज्य तंत्र के तर्कसंगत निर्माण के उद्देश्य से कार्य का संगठन है, विभिन्न कलाकारों और सेवाओं के बीच जिम्मेदारियों का वितरण। 1931 में, प्रबंधन प्रौद्योगिकी संस्थान ने कार्यालय कार्य संगठन के समान सिद्धांतों को विनियमित करने का पहला प्रयास किया। नियम निर्धारित किए गए थे जिनके अनुसार दस्तावेजों की स्वीकृति और वितरण, निष्पादन के नियम और हस्ताक्षर करने का नियमन किया जाना चाहिए। आर्थिक विकास के निम्नलिखित चरणों ने इस तरह की अवधारणा का विधायी विनियमन प्राप्त किया:कार्यालय का काम, जहां मुख्य जोर व्यक्तिगत तकनीकी कार्यों पर था। इन विधायी कृत्यों द्वारा दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम का उल्लेख नहीं किया गया था, हालांकि वास्तव में यह सभी दस्तावेजों के आंदोलन को व्यवस्थित करने के लिए नीचे आया था। 1974 से शुरू होकर, मुख्य दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए जो दस्तावेज़ प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया को नियंत्रित करता है, जो अभी भी प्रभावी है।
कानून के इस टुकड़े को "यूनिफाइड स्टेट रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट सिस्टम" (यूएसएसडी) कहा जाता है, जिसके पैराग्राफ दस्तावेजों के आंदोलन, उनके प्रसंस्करण के तकनीकी तरीकों और आवेदन नियमों के संगठन के लिए समर्पित हैं। यह संग्रह मूल नियम तैयार करता है: "दस्तावेज़ प्रवाह न्यूनतम समय और श्रम लागत सहित, सबसे छोटे रास्ते पर दस्तावेज़ का परिचालन आंदोलन है।" स्वीकृत नियम को व्यवहार में लागू करने से ही देश की जनसंख्या के जीवन में सुधार, राज्य की अर्थव्यवस्था के विकास पर भरोसा किया जा सकता है।
इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए स्मार्ट, अनुशासित, जिम्मेदार नेताओं की जरूरत है, जिनके लिए यूएसएसडी पर आधारित वर्कफ़्लो की शुरूआत सम्मान और विवेक की बात होगी।
