एक कार्यालय कर्मचारी और सिविल सेवक के लिए व्यापार शिष्टाचार के बुनियादी मानदंड और नियम

2024 लेखक: Henry Conors | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-02-12 07:31

जब आप काम करना शुरू करते हैं, तो आप जल्द ही महसूस करेंगे कि व्यावसायिक शिष्टाचार के बुनियादी नियमों का पालन करने की क्षमता किसी भी क्षेत्र में व्यावसायिक सफलता में योगदान करती है और इसे व्यावसायिक गुणों के रूप में अत्यधिक महत्व दिया जाता है। यह आपको किसी भी टीम में आसानी से फिट होने और सहकर्मियों और प्रबंधन के साथ जल्दी से विश्वसनीयता हासिल करने में मदद करेगा, खासकर यदि आप व्यवसाय और धर्मनिरपेक्ष शिष्टाचार के बीच अंतर को जल्दी से पकड़ लेते हैं और व्यवहार की सही रेखा चुनना सीखते हैं।

बुनियादी व्यापार शिष्टाचार

एक कार्यालय या सरकारी कार्यालय में अच्छे शिष्टाचार बाहर से सभ्य (आदतन) माने जाने वाले से कुछ अलग होते हैं।

• यदि नेता एक पुरुष है, तो महिलाओं को कार्यालय में प्रवेश करते समय उनसे उठने की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। हालांकि मालिकों के बीच अच्छी तरह से पैदा हुए पुरुष हैं जिनकी इस आदत को एक पलटा के स्तर पर लाया गया है और जब कोई महिला कमरे में प्रवेश करती है तो हमेशा उठती है, यह एक अपवाद है। और इसे अच्छा रहने दें, लेकिन फिर भी काम पर एक धर्मनिरपेक्ष स्वर अनुपयुक्त है। कार्यालय में,एक सरकारी एजेंसी में, पुरुष बॉस पहले दरवाजे से चलता है, और जब आप किसी व्यावसायिक यात्रा पर होते हैं, तो वह सबसे पहले कार में बैठते हैं।
• कार्य सेटिंग में "धन्यवाद" और "कृपया" शब्द "सामाजिक जीवन" से भी अधिक वांछनीय हैं। किसी भी सबसे तुच्छ सेवा के लिए अपने सहयोगियों को धन्यवाद दें, और जब आप अनुरोध करते हैं या अपने वरिष्ठों से किसी एक कर्मचारी को आदेश देते हैं तो "जादुई शब्द" के बारे में मत भूलना।
• हमेशा मुस्कुराएं जब आप सहकर्मियों का अभिवादन करें और उन्हें एक मुस्कान के साथ लौटाएं।
• लोगों से शांत, मैत्रीपूर्ण लहजे में बात करें और उन्हें ध्यान के संकेत दिखाएं, चाहे उनका लिंग कुछ भी हो।
• यदि आपके आगे दरवाजे तक चलने वाले व्यक्ति के पास बहुत सारे दस्तावेज हैं, तो दरवाजा खोलने के लिए उसे ओवरटेक करें और उसे पास होने दें। कार्यालय में सहायता हमेशा वही होनी चाहिए जिसके लिए यह अधिक सुविधाजनक और सुविधाजनक हो, हालांकि, आधिकारिक संबंधों में एक स्पष्ट पदानुक्रम है जिसे आपको महसूस करना और बनाए रखना चाहिए। इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने वरिष्ठों के सामने शर्मीले हों या हर शब्द पर अधिक ध्यान दें, नहीं, लेकिन आप उसे उचित सम्मान दें।

व्यापार शिष्टाचार के स्वीकृत नियम न केवल विभिन्न उद्योगों में, बल्कि व्यक्तिगत कंपनियों में भी काफी भिन्न हो सकते हैं। हालांकि, ऐसे नियम हैं जिनका पालन कार्यालय कर्मचारियों और सरकारी कर्मचारियों दोनों को करना चाहिए। इनमें समय की पाबंदी का पालन, कपड़ों में कंपनी की छवि का अनुपालन, रहस्य रखने की क्षमता और व्यक्तिगत समस्याओं को काम से बाहर छोड़ने की क्षमता शामिल है। आइए इनमें से प्रत्येक नियम के बारे में अधिक विस्तार से बात करते हैं।

सब कुछ समय पर करने की जरूरत

एक कार्यालय, सरकारी एजेंसी में व्यापार शिष्टाचार के नियमों की आवश्यकता है कि आप हमेशा समय पर काम पर आएं, सभी कार्यों को समय पर पूरा करें। देरी, काम में देरी जो निश्चित रूप से वादा किए गए समय पर सौंपी जानी चाहिए, अस्वीकार्य हैं।

बिज़नेस मीटिंग कभी न चूकें, उनके पास जल्दी आएं ताकि कंपनी की प्रतिष्ठा को ख़तरे में न डालें, न कि केवल आपकी। यदि आपको देर करने की आवश्यकता है, तो इसके बारे में पहले से चेतावनी दें, अधिकारियों को पता होना चाहिए कि आप कहां हैं। याद रखें कि सभी मामलों में सटीकता, समय की पाबंदी का पालन एक सिविल सेवक और कार्यालय कर्मचारी के लिए व्यावसायिक शिष्टाचार के अनिवार्य नियम हैं, साथ ही किसी भी शिक्षित व्यक्ति के लिए स्वाभाविक रूप से दूसरों के लिए सम्मान की अभिव्यक्ति है।

कार्यालय या सरकारी सेवा के लिए ठीक से कैसे कपड़े पहने

नियमित व्यापार ड्रेस कोड का पालन किया जाना चाहिए।

• एक कर्मचारी की उपस्थिति कंपनी की छवि के अनुरूप होनी चाहिए, एक सुखद प्रभाव पैदा करना चाहिए, और जब आप किसी सरकारी एजेंसी में काम करते हैं, तो यह और भी महत्वपूर्ण है।
• महिलाओं को स्कर्ट और कपड़े पहनने की आवश्यकता है जो अब घुटने से अधिक नहीं हैं, सिलवाया पतलून सूट की अनुमति है। कार्यालय में काम करने के लिए सेक्विन, स्फटिक और तंग कपड़ों के साथ चमकीले, आकर्षक रंगों के कपड़े पहनना अस्वीकार्य है।
• पुरुषों को व्यापार पोशाक में रहना चाहिए, सूट, पतलून, शर्ट पहनना चाहिए या बिना टाई के। जींस और स्वेटर को वर्किंग वॉर्डरोब से बाहर रखना सबसे अच्छा है।
• आप काम करने के लिए पहन सकते हैंपोशाक से मेल खाने वाले मामूली गहने, साथ ही पोशाक के अन्य विवरण।

गोपनीयता नीति

आप इस विषय को सहकर्मियों या अपने प्रियजनों के साथ बढ़ाए बिना, कंपनी के किसी भी लेन-देन के रहस्यों को रखने में सक्षम होना चाहिए। अन्य व्यक्तियों के लिए अभिप्रेत पत्र न पढ़ें, सभी संदेशों को व्यक्तिगत रूप से, बिना बिचौलियों और अनधिकृत व्यक्तियों के प्रेषित करें। यदि आपको फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता है, तो पता करने वाले को अग्रिम रूप से कॉल करें ताकि वह पास हो और व्यक्तिगत रूप से दस्तावेज़ या पत्र प्राप्त कर सके। अपने निजी जीवन को काम से न मिलाएं, जीवन में समस्याओं के बारे में बात न करें, आराम की तलाश करें या सहकर्मियों से मदद मांगें। कार्यालय में, खराब मूड की परवाह किए बिना, संयम और अच्छे मूड को बनाए रखना महत्वपूर्ण है। एक सरकारी अधिकारी और कार्यालय कर्मचारी के लिए व्यापार शिष्टाचार के इन नियमों का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए।

आप और आपके बॉस

अधीनस्थों के लिए व्यापार शिष्टाचार के नियम एक प्रबंधक के लिए एक दूरस्थ, अपरिचित अपील का संकेत देते हैं। यहां तक कि अगर बॉस (बॉस) एक लड़की या एक जवान आदमी है जो आपसे थोड़ा ही बड़ा है, तो यह "आप" कहने लायक है। यदि आप प्रबंधक के कार्यालय में हैं, और कोई व्यवसाय भागीदार या अन्य बॉस प्रवेश करता है, चाहे आप रहें या छोड़ दें, उसे तय करना होगा कि क्या वह आपको छोड़ने के लिए कहता है, इसमें कोई कमी महसूस करने का कोई कारण नहीं है। अगर आपका बॉस कभी भी अजनबियों के सामने आपका अपमान करता है, तो इसका जवाब न दें। यदि आप परेशान हैं, तो कार्यालय से बाहर न कूदें, शांति से बाहर जाने की कोशिश करें और एकांत जगह खोजें जहाँ आप शांत हो सकें। नहींचर्चा करें कि सहकर्मियों के साथ क्या हुआ। आप प्रबंधक के साथ ऑफ-आवर्स के दौरान चीजों को सुलझा सकते हैं, शांति से उसकी इच्छाओं को सुन सकते हैं और अपनी शिकायतें व्यक्त कर सकते हैं। बॉस जितना ऊंचा होगा, आपकी भूमिका उतनी ही कठिन होगी, और कुछ स्थितियों में व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों को याद रखना महत्वपूर्ण है। यदि किसी विशेष रूप से सम्मानित व्यक्ति को किसी संस्थान के गलियारे से नीचे ले जाने की आवश्यकता है, तो आपको महत्वपूर्ण अतिथि को जाने देने के लिए दरवाजे खोलने की जरूरत है, और फिर उसके बगल में आगे बढ़ें, केवल एक चौथाई कदम पीछे। यदि गलियारा कांटेदार है, तो आपको दिशा को एक सुंदर इशारे से इंगित करना होगा। यदि गलियारा हवाएं, तो आप कह सकते हैं "मुझे चलने दो" और फिर साहसपूर्वक आगे बढ़ो।

बुरे व्यवहार के बारे में कुछ शब्द

व्यवसाय शिष्टाचार के ऐसे मानदंड और नियम हैं जो सभी कर्मचारियों के लिए स्पष्ट हैं: अन्य लोगों के पत्र न पढ़ें, संयम और विनम्रता से बात करें, सहकर्मियों के साथ मित्रवत रहें और वरिष्ठों से दूरी बनाए रखें। लेकिन कभी-कभी काम पर, इन नियमों के लिए एक अपवाद बनाया जाता है, उदाहरण के लिए, जब आपको किसी अन्य कर्मचारी के डेस्क में एक दस्तावेज़ खोजने की आवश्यकता होती है जो वहां नहीं है। सेवा और कार्यालय में सामान्य व्यवहार त्रुटिहीन शिष्टाचार के साथ सम्मानजनक होना चाहिए। आपको लगातार अपने व्यवहार की निगरानी करने की आवश्यकता है कि आप कैसे चलते हैं, संवाद करते हैं, बैठते हैं। याद रखें कि सार्वजनिक रूप से नाक, कान, बाल या शरीर के अन्य हिस्सों को छूना अशोभनीय है।

कार्यस्थल में क्या नहीं करना चाहिए:

• चबाओ, दाँत उठाओ।
• कलम, पेंसिल, कागज़ या कीलों को कुतरना।
• कार्यस्थल पर सही मेकअप, मेनीक्योर, होठों को रंगना - ये हैं बुनियादी नियमएक सचिव के लिए व्यापार शिष्टाचार।
• बिना मुंह ढके जम्हाई लें।
• अपने पैरों को टेबल पर रखें, अपने पैरों को क्रॉस करें

आवश्यक दैनिक:

• कपड़े, बाल, शरीर साफ रखें, दुर्गन्ध का प्रयोग करें, लेकिन परफ्यूम का नहीं।
• साफ-सुथरा रूमाल रखें।
• अपने दांतों की सेहत का ख्याल रखें।

ये नियम और इच्छाएं शिष्टाचार के अपरिहार्य मानदंड हैं, वे आपको न केवल एक अच्छा, मूल्यवान कर्मचारी बनने की अनुमति देते हैं, बल्कि एक सुखद व्यक्ति भी बनते हैं जिसके साथ आप व्यवहार करना चाहते हैं। दिखावट अन्य लोगों के प्रति सम्मान प्रदर्शित करने का सबसे अच्छा तरीका है।

सहकर्मियों के साथ अच्छे व्यवहार के नियम

जब आप पहली बार कार्यालय में काम करना शुरू करते हैं और अपने सहयोगियों को जानते हैं, तो आप ऐसे संबंध बनाना शुरू करते हैं जो टीम में माहौल और आम काम के परिणामों को निर्धारित करेगा। उन्हें जीतने के लिए कैसे व्यवहार करें? सभी के साथ मित्रवत व्यवहार करें, लेकिन तुरंत एक व्यक्ति के करीब जाने की कोशिश न करें, लोगों को बेहतर तरीके से जानने के लिए खुद को कुछ समय दें। बेझिझक कर्मचारियों से नौकरी के बारे में पूछें, लेकिन पहले उनके साथ व्यक्तिगत बातचीत न करें। यदि आपने पहले दिन से टीम में शामिल होने का प्रबंधन नहीं किया, तो चिंता न करें, इसमें कुछ भी गलत नहीं है। हमेशा सहकर्मियों को उनकी मदद के लिए धन्यवाद दें और याद रखें कि व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के नियमों से परे नहीं जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए:

• अपनी बातचीत से अपने सहकर्मियों को नाराज न करें और दूसरे लोगों की बातचीत में हस्तक्षेप न करें;
• गपशप मत करो और गपशप मत सुनो, दूसरे लोगों की बातें मत सुनोफोन कॉल्स;
• सहकर्मियों के साथ स्वास्थ्य और शरीर की कार्यप्रणाली के मुद्दों पर चर्चा न करें;
• किसी भी अवसर पर अपनी व्यक्तिगत राय व्यक्त करने या थोपने की कोशिश न करें;
• अजनबियों की मौजूदगी में किसी को डांटें नहीं, तीन बार सही भी हो, अचानक से आपा खो गया - तुरंत माफी मांगें;
• दूसरों की तुलना में अधिक व्यस्त होने का दिखावा न करें, कभी-कभी आप अपने सहकर्मियों को विनम्रता से कह सकते हैं कि शोर न करें, लेकिन इसे विनम्रता से और बिना बुलाए करें;
• स्वार्थी मत बनो, अपने आधिकारिक उत्साह में, अपने वरिष्ठों के साथ कुछ लाभ या करी एहसान कमाने के लिए अपने सहयोगियों को नुकसान न पहुंचाने का प्रयास करें।

और एक कार्यालय कर्मचारी और एक सरकारी कर्मचारी दोनों के लिए व्यावसायिक शिष्टाचार का मुख्य नियम यह है: "आपको सहकर्मियों और प्रबंधन के साथ विनम्र, चतुर, विनम्र और सहिष्णु होना चाहिए, अपनी भावनाओं के बारे में कभी नहीं जाना चाहिए।"

सचिव के लिए टेलीफोन शिष्टाचार

किसी कंपनी का पहला प्रभाव अक्सर फोन पर होता है, और एक खराब पहली छाप से छुटकारा पाना मुश्किल होता है। बहुत बार, जब किसी कंपनी को व्यवसाय पर कॉल किया जाता है, तो आपको एक ऐसा उत्तर मिल सकता है जिसका व्यवसाय शिष्टाचार या शिष्टाचार के सरल नियमों से कोई लेना-देना नहीं है। कुछ कर्मचारी ऑफिस के फोन का जवाब ऐसे देते हैं जैसे वे कोई एहसान कर रहे हों, अन्य कंपनी या विभाग का नाम लेना जरूरी नहीं समझते। और हर कोई जानता है कि उसके बाद अच्छे व्यवहार वाले लोगों के साथ फोन पर बात करना कितना सुखद होता है, जो जल्दी, मिलनसार जवाब देते हैं, और मदद करने की इच्छा व्यक्त करते हैं।

टेलीफोन कॉल का उत्तर आमतौर पर सचिव द्वारा दिया जाता है, लेकिन न केवल उन्हें, बल्कि सभी कर्मचारियों को व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के बुनियादी नियमों को जानना चाहिए, जिनका फोन पर संचार करते समय पालन करना महत्वपूर्ण है।

• लोगों को जवाब का इंतजार न कराएं, तुरंत फोन उठाएं और जवाब दें। यदि आप बात नहीं कर सकते हैं, तो कॉल बैक करने के लिए कहें, कॉल करने वाले को प्रतीक्षा न करें। और अंतराल को भरने के लिए संगीत को लाइन में लगाना बुरा व्यवहार माना जाता है।
• फोन लेने के तुरंत बाद नमस्ते कहें, अपनी कंपनी का नाम बताएं और अपना परिचय दें। अगर आप किसी बड़े संस्थान में काम करते हैं, तो आपको कॉल करने वाले को उनका रास्ता खोजने में मदद करने के लिए एक विशिष्ट विभाग का नाम देना होगा।
• जब किसी और के लिए फोन मांगा जाता है, तो उनके लिए एक संदेश स्वीकार करें या बाद में कॉल करने की पेशकश करें।
• बातचीत के दौरान, अपने आप को नियंत्रण में रखें और सबसे धीमे-धीमे ग्राहकों के साथ भी सही व्यवहार करें। अगर व्यक्ति किनारे पर है, तो उसे शांत करने में मदद करें, लेकिन अपमान के जवाब में, बस लटका दें।
• अपना भाषण देखें और अपने शब्दों का चयन करें, याद रखें कि व्यावसायिक संचार में शब्दजाल पूरी तरह से अनुचित है। कभी भी "हाँ" या "ठीक" न कहें, बस "हाँ", "ठीक है" या "बिल्कुल"।
• फ़ोन को अपने हाथों में पकड़ें, अपने कंधे और ठुड्डी के बीच नहीं, स्पष्ट रूप से और सीधे माइक्रोफ़ोन में बोलें, अतीत में नहीं। और कभी भी मुंह भर कर बात न करें।
• जब आप कॉल करते हैं, तो नमस्ते कहें और तुरंत अपनी और उस कंपनी की पहचान करें जिसका आप प्रतिनिधित्व करते हैं। विनम्र, संक्षिप्त और सटीक बनें।

आगंतुकों के साथ व्यवहार करने में व्यावसायिक शिष्टाचार

सरकारी कर्मचारी और कार्यालय के कर्मचारीकर्मचारी अक्सर अपने कार्यालय में ग्राहक प्राप्त करते हैं। यहां अच्छे शिष्टाचार बेहद महत्वपूर्ण हैं, लोग किसी ऐसे व्यक्ति के साथ व्यवहार करना पसंद करते हैं जो उन्हें सम्मान दिखाता है। व्यापार संचार और व्यवहार के लिए शिष्टाचार के नियमों को हर चीज में देखा जाना चाहिए: दोनों दरवाजे पर आगंतुक से मिलने में, उसे कपड़े उतारने में मदद करने और उसे इंतजार न करने में। अगर आपको अभी भी इंतजार करना है, तो माफी मांगना सुनिश्चित करें, भले ही इस देरी के लिए दोष आपका न हो, उसे चाय या कॉफी की पेशकश करें। एक दोस्ताना मुस्कान के साथ लोगों का अभिवादन करें, अनौपचारिक संपर्क बनाने की कोशिश करें, लेकिन कभी भी किसी बात की गपशप न करें। बातचीत में दूरी बनाए रखें, लेकिन सही, विनम्र और धैर्यवान बनें। आगंतुकों को कार्यालय के दरवाजे पर एस्कॉर्ट करें जैसे कि वे आपके मेहमान थे।

व्यावसायिक पत्रों में अच्छा स्वर

व्यापार पत्राचार शिष्टाचार के नियम उपस्थिति और सामग्री, पत्र की सामग्री दोनों को प्रभावित करते हैं। लिखने से पहले, आपको एक योजना तैयार करने की आवश्यकता है जो आपको मामले के सार को संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से बताने में मदद करेगी। साथ ही, व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए कई अनिवार्य नियमों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।

1. पत्र शैली, वर्तनी और विराम चिह्न के संदर्भ में सही ढंग से लिखा जाना चाहिए।
2. आधिकारिक संदेश आमतौर पर मुद्रित होते हैं, यह प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान का संकेत है।
3. अच्छे आचरण के नियमों के अनुसार धन्यवाद के अलावा कोई भी पत्र अनुत्तरित नहीं रहना चाहिए।
4. पत्र को बड़े करीने से प्रारूपित किया जाना चाहिए, यह केवल सफेद A-4 कागज पर व्यावसायिक पत्र लिखने की प्रथा है।
5. अपने पत्रों को हमेशा नीचे बाईं ओर रखें और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, अंतिम नाम और छोड़ देंआद्याक्षर.
6. संबोधित करते समय, "प्रिय (ओं)" शब्द का उपयोग करने के लिए प्रथागत है, और व्यक्तिगत सर्वनाम "आप" का उपयोग करते समय, इसे कैपिटल करें।

निष्कर्ष में

परिपूर्णता परिश्रम और दोहराव से प्राप्त होती है। हर चीज में उत्कृष्टता के लिए प्रयास करें, व्यापार शिष्टाचार के नियमों की घोषणा करें - धारण करने के तरीके में, बोलने और चलने के तरीके में, लेकिन केवल अच्छे शिष्टाचार के बाहरी प्रकटीकरण पर न रुकें, अपने स्वयं के चरित्र की कमियों को ठीक करें, चौकस रहें सहकर्मियों के लिए, धीरज और धैर्य सीखें, स्वयं के साथ व्यवहार करें और अन्य लोगों के साथ समान सम्मान का व्यवहार करें। यदि आप लगन से काम करते हैं, तो आपको जल्द ही ऐसे परिणाम दिखाई देंगे जो आपके जीवन को बदल देंगे।