कंपनी के किसी भी आधुनिक कार्यालय की कल्पना मिनी-पीबीएक्स के बिना नहीं की जा सकती। आखिरकार, यह उपकरण शहर की टेलीफोन लाइनों के उच्च-गुणवत्ता वाले इंटरकॉम और तर्कसंगत उपयोग के आयोजन के लिए जिम्मेदार है। आज केवल उपलब्ध नंबर से कॉल करने के अधिकार के लिए कार्यालय के कर्मचारियों के बीच संघर्ष अतीत की बात है। आजकल बाहरी और आंतरिक रेखाओं का उपयोग करके इस समस्या को हल किया जाता है। निश्चित टेलीफोन नंबरों की संख्या बढ़ाने की कोई आवश्यकता नहीं है। कार्यालय के लिए पीबीएक्स कैसे चुनें और इसे कैसे स्थापित करें? इन और अन्य सवालों के जवाब आपको इस लेख में मिलेंगे।
पीबीएक्स क्या है?
ऑफिस पीबीएक्स एक छोटा स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज है। यह शहर की एक छोटी संख्या की सेवा के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस तरह के एक उपकरण के साथ, एक कंपनी उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक नंबर के लिए एक अलग लाइन आवंटित नहीं कर सकती है। इससे कॉल की लागत में कमी आती है।
मिनी पीबीएक्स लाइन पर लोड को केंद्रित करता है। इस तथ्य के कारण कि उनमें से प्रत्येक का उपयोग. से अधिक किया जाता हैतीव्रता से, कंपनी लैंडलाइन नंबरों के हिस्से को अस्वीकार कर सकती है या उद्यम के सामान्य कामकाज को उनके घाटे के साथ सुनिश्चित कर सकती है।
कार्यालय के लिए मिनी-पीबीएक्स के संचालन का सिद्धांत मल्टी-चैनल स्टेशनों के संचालन के समान है, जो टेलीफोन ऑपरेटरों द्वारा संचालित होते हैं। अंतर केवल सेवित कमरों की संख्या में है। कार्यालय स्थापना के लिए, यह संख्या काफी कम है। इसके अलावा, एक मिनी-पीबीएक्स को आंतरिक और बाहरी लाइनों में टूटने की विशेषता है।
ऑफिस के लिए PBX कैसे चुनें? इसके बारे में नीचे और पढ़ें।
पीबीएक्स कैसे चुनें?
मिनी-पीबीएक्स खरीदते समय सही चुनाव करने के लिए, आपको इनपुट डेटा पर निर्णय लेने और वांछित मानदंड इंगित करने की आवश्यकता है।
इनपुट डेटा का अर्थ है उपलब्ध फिक्स्ड लाइनों की संख्या और कार्यशील एक्सटेंशन की वांछित संख्या। मानक वितरण इस प्रकार है: प्रत्येक शहर की रेखा 3-4 आंतरिक से मेल खाती है। किसी भी मामले में, सेवित संख्याओं की संख्या निर्धारित करते समय, कार्यालय के लिए मिनी-पीबीएक्स स्थापना विशेषज्ञ से परामर्श करने की अनुशंसा की जाती है। ऐसे उपकरण की सबसे छोटी क्षमता 3 फिक्स्ड लाइन और 8 एक्सटेंशन होती है।
यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि क्या कार्यालय मिनी-पीबीएक्स की स्थापना के बाद मुफ्त बाहरी और आंतरिक चैनल होंगे। ऐसा भंडार बड़ा नहीं होना चाहिए, लेकिन अगर यह पूरी तरह से अनुपस्थित है, तो निकट भविष्य में कई समस्याएं पैदा हो सकती हैं। हमें फ़ैक्स और मोडेम के लिए आंतरिक लाइनों के बारे में नहीं भूलना चाहिए।
आपको निर्माता पर भी निर्णय लेना चाहिए। कार्यालय के लिए मिनी-पीबीएक्स का उत्पादन करने वाली सबसे लोकप्रिय फर्म हैंपैनासोनिक और एलजी।
ऐसे कई महत्वपूर्ण प्रश्न हैं जिन पर पीबीएक्स कनेक्शन विशेषज्ञ के साथ चर्चा करने की आवश्यकता है:
- एक निर्बाध बिजली आपूर्ति बैटरी को जोड़ने की क्षमता के लिए एक अंतर्निहित एडाप्टर की उपस्थिति;
- बातचीत के प्रोटोकॉल रखने वाले कंप्यूटर को जोड़ने के लिए कनेक्टर की आवश्यकता;
- हर सिटी लाइन पर लोड डिस्ट्रीब्यूशन मोड को समान रूप से सेट करने की क्षमता।
अब आप जानते हैं कि कार्यालय के लिए पीबीएक्स कैसे चुनना है। इस उपकरण की मुख्य विशेषताओं पर करीब से नज़र डालने का समय आ गया है।
पीबीएक्स की मुख्य विशेषताएं
कार्यालय PBX के निम्नलिखित मुख्य कार्य हैं:
- कॉल फ़ॉरवर्डिंग। उद्यम गतिविधि के प्रकार की परवाह किए बिना यह फ़ंक्शन सबसे लोकप्रिय है। यह आपको आने वाली कॉल को फैक्स या कंपनी के किसी विशिष्ट कर्मचारी को अग्रेषित करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, बस मालिकाना टेलीफोन पर उपयुक्त एक्सटेंशन नंबर डायल करें और हैंग करें। नया कनेक्शन स्थापित होने तक बाहरी पार्टी राग सुनेगी। यदि कोई विशेष कर्मचारी मौजूद नहीं है, या उसकी लाइन व्यस्त है, तो सिस्टम फोन पर फिर से बाहरी कॉल वापस कर दी जाएगी।
- "अवरोध" कॉल। यह फ़ंक्शन उस स्थिति में आवश्यक है जब कर्मचारियों में से एक दूसरे डेस्कटॉप पर गया और उसी समय उसका फोन बज उठा। कार्यालय के लिए पीबीएक्स इस कार्यकर्ता को परिधि के चारों ओर घूमते हुए भी कॉल लेने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, कर्मचारी को किसी भी डिवाइस पर संख्याओं का एक निश्चित संयोजन डायल करना होगा।
- कॉल के दौरान कॉल रिसीव करें। यदि बातचीत के दौरान समानांतर कॉल प्राप्त होती है, तो हैंडसेट में एक निश्चित संकेत सुनाई देगा। एक साधारण कोड डायल करके, आप इस कॉल का उत्तर दे सकते हैं।
- कनेक्शन ऑर्डर करें। लगातार व्यस्त रहने वाले लैंडलाइन नंबर पर कॉल करने के असफल प्रयासों के मामले में, आपको एक विशेष कोड डायल करना होगा। मिनी-पीबीएक्स सूचित करेगा कि आवश्यक लाइन मुफ़्त है, और कनेक्शन स्वचालित रूप से स्थापित हो जाएगा।
- "मेरे पीछे आओ।" यह सुविधा आपको कार्यालय की परिधि के भीतर किसी भी एक्सटेंशन को अग्रेषित करने की अनुमति देती है। इस प्रकार, कर्मचारी कार्यस्थल पर नहीं हो सकता है, लेकिन उसकी सभी आने वाली कॉलों का उत्तर उसके द्वारा दिया जाएगा।
- कॉन्फ्रेंस कॉल। यह सुविधा आपको टेलीफ़ोन वार्तालाप में एक या अधिक अतिरिक्त प्रतिभागियों को जोड़ने की अनुमति देती है। सम्मेलन के प्रतिभागी आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं।
- बातचीत से जुड़ना। इस फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद, प्रबंधक किसी भी समय किसी भी अधीनस्थ के साथ जुड़ सकता है, भले ही उस समय टेलीफोन पर बातचीत हो। केवल संबंधित प्राथमिकता स्तर वाला ग्राहक ही बातचीत में शामिल हो सकता है। यह प्रक्रिया एक ध्वनि संकेत के साथ होती है। PBX की स्थापना और कॉन्फ़िगरेशन के दौरान उपयुक्त प्राथमिकता स्तर असाइन किए गए हैं।
अतिरिक्त PBX फ़ंक्शन
कार्यालय पीबीएक्स के मूलभूत कार्यों के अलावा, कई अतिरिक्त कार्य हैं जो किसी विशेष मामले में उपयोगी होते हैं। उनमें से कुछ का वर्णन नीचे किया गया है।
यदि स्वामित्व वाले टेलीफोन पर कॉल प्राप्त करने वाला सचिव व्यस्त है, तो आने वाली कॉल को कतारबद्ध किया जा सकता है। इस मामले में, बाहरी ग्राहक बीप नहीं सुनेंगे, लेकिन एक आवाज संदेश जिसे आप स्वयं बना सकते हैं। यह या तो एक प्रचार संदेश हो सकता है या लाइन पर बने रहने का एक साधारण अनुरोध हो सकता है।
सचिव को थोड़ा राहत देने का एक अन्य विकल्प बाहरी ग्राहकों को कंपनी के विशिष्ट कर्मचारी के आवश्यक आंतरिक नंबर को स्वतंत्र रूप से डायल करने की अनुमति देना है।
स्पीच प्रोसेसर का उपयोग करने की क्षमता आपको प्रत्येक एक्सटेंशन को एक उत्तर देने वाली मशीन प्रदान करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, यह ध्वनि मेल ऑपरेटरों की भागीदारी के बिना इनकमिंग कॉल को संभालना संभव बनाता है।
यह निर्धारित करने के लिए कि किस कर्मचारी ने कौन सी लंबी दूरी की या अंतर्राष्ट्रीय कॉल की, आप प्रत्येक कर्मचारी को एक व्यक्तिगत कोड दे सकते हैं, जिसके उपयोग से वह व्यक्ति लंबी दूरी के संचार का उपयोग कर सकेगा। यदि कर्मचारी के पास नंबरों का विशेष सेट नहीं है, तो वह टोल लाइन पर कॉल नहीं कर पाएगा।
निम्नलिखित में मानक और आधुनिक दोनों प्रकार के कार्यालय PBXs का वर्णन किया जाएगा।
एनालॉग पीबीएक्स
एनालॉग मिनी-पीबीएक्स का उपयोग तब किया जा सकता है जब आंतरिक ग्राहकों की संख्या पचास से अधिक न हो, और टेलीफोन नेटवर्क की कार्यक्षमता पर उच्च आवश्यकताएं नहीं लगाई जाती हैं।
ऐसे उपकरण भाषण को स्पंदित या निरंतर विद्युत संकेत में बदल देते हैं जिसका आयाम बदलता रहता है। आज के लिएदिन के अनुरूप मिनी PBXs 46 पोर्ट तक सेवा देने में सक्षम हैं।
इस तरह के उपकरणों का मुख्य लाभ समान क्षमता वाले डिजिटल उपकरणों की तुलना में कम लागत है। एनालॉग PBXs का नुकसान सेवा कार्यों की एक छोटी संख्या है।
डिजिटल पीबीएक्स
डिजिटल मिनी-पीबीएक्स 50 से अधिक बंदरगाहों की सेवा की अनुमति देता है। इस तरह के उपकरण पीसीएम पद्धति का उपयोग करके भाषण को बाइनरी पल्स स्ट्रीम में परिवर्तित करते हैं।
डिजिटल पीबीएक्स एनालॉग वाले की तुलना में अधिक महंगे हैं। लेकिन इसके लिए धन्यवाद, इस तरह के उपकरण में बड़ी संख्या में सेवा कार्य होते हैं। साथ ही, इन PBXs को कार्यालयों में स्थापित करना बहुत आसान है।
वायरलेस पीबीएक्स
कार्यालय के लिए वायरलेस मिनी-पीबीएक्स कर्मचारियों के लिए गतिशीलता प्रदान करते हैं और तारों की आवश्यकता नहीं होती है। ऐसे उपकरण का उपयोग करते समय, श्रमिकों के पास रेडियो टेलीफोन होते हैं जिसके साथ वे पूरी परिधि में घूम सकते हैं।
सेलुलर के विपरीत, वायरलेस मुफ़्त है। ऐसे मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंजों की क्षमता बिना किसी समस्या के बढ़ाई जा सकती है। इस कनेक्शन के संचालन के लिए किसी परमिट की आवश्यकता नहीं है।
वायर्ड टेलीफोन के विपरीत, रेडियो सुनने और गुप्त कनेक्शन से सुरक्षित हैं। वायरलेस PBXs का उपयोग करते समय ध्वनि की गुणवत्ता उच्च होती है।
वर्चुअल PBXs
कार्यालय के लिए वर्चुअल पीबीएक्स नवीनतम तकनीक का एक उत्पाद है। यह इंटरनेट ऑपरेटर के सर्वर पर स्थित है, इसे खरीदने की आवश्यकता नहीं हैकार्यालय में उपलब्ध नेटवर्क के आधार पर अतिरिक्त उपकरण और कार्य।
ऐसे उपकरणों का उपयोग करते समय, संचार लागत कम से कम हो जाती है। यदि आवश्यक हो, तो इस मिनी-पीबीएक्स की क्षमता का विस्तार बहुत जल्दी किया जाता है।
यदि कार्यालय ने स्थान बदल दिया है, तो मौजूदा फोन नंबर बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है। ऐसे मिनी-पीबीएक्स को स्थापित करने और कनेक्ट करने के लिए विशेषज्ञों को कॉल करने की भी आवश्यकता नहीं है - सभी नियंत्रण इंटरनेट के माध्यम से किए जाते हैं।
जीएसएम का उपयोग कर पीबीएक्स
कार्यालय के लिए जीएसएम मिनी पीबीएक्स को उन जगहों पर टेलीफोन संचार को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जहां नियमित लाइन की कोई संभावना नहीं है, लेकिन मोबाइल ऑपरेटर से सिग्नल है।
जीएसएम-गेटवे मोबाइल संचार के लिए कार्यालय लागत को कम करते हुए बाहरी लाइनों की संख्या बढ़ाने में मदद करता है। इसकी स्थापना किसी भी भवन, शहर या देश में संभव है जहाँ आपका आईपी नेटवर्क उपलब्ध होगा। ऐसे उपकरणों का उपयोग करने वाले कार्यालय के लिए PBX इंटर-नेटवर्क या कॉर्पोरेट दरों का उपयोग करके अधिक से अधिक मोबाइल कॉल करने की क्षमता प्रदान करता है, जब वे कॉल की सामान्य लागत से कम होते हैं।
पीबीएक्स इंस्टालेशन
कार्यालय के लिए मिनी-पीबीएक्स की स्थापना में डिजाइन और उपकरण शामिल हैं। ऐसे उपकरणों को जोड़ने में किसी विशेषज्ञ की राय सुनकर, आपको अपने लिए सबसे प्रासंगिक विकल्प और टेलीफोन एक्सचेंज की आवश्यक क्षमता निर्धारित करने की आवश्यकता है।
स्थापना का अगला चरण उपकरणों की स्थापना है। आमतौर पर यहएक विशेष कैबिनेट के अंदर स्थित है। उसके बाद, बाहरी और आंतरिक बंदरगाहों को जोड़ा जाता है, सभी केबलों को पार किया जाता है और चिह्नित किया जाता है, और सिस्टम के प्रारंभिक परीक्षण की प्रक्रिया की जाती है।
अगला चरण प्रोग्रामिंग और मिनी-पीबीएक्स स्थापित करना है। यह प्रक्रिया किसी विशेष ग्राहक के लिए विशुद्ध रूप से व्यक्तिगत है, क्योंकि हर किसी की इच्छाएं और आवश्यकताएं अलग-अलग होती हैं।
यदि कंपनी के कार्यालय कई भवनों में स्थित हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना मिनी-पीबीएक्स स्थापित करना चाहिए, जो एक डिजिटल या एनालॉग कनेक्टिंग लाइन का उपयोग करके एक दूसरे के साथ बातचीत करेगा। आमतौर पर, सचिव पर स्थापित एक सिस्टम फोन का उपयोग किया जाता है। बाकी कर्मचारियों को पारंपरिक उपकरणों के साथ प्रदान किया जाना चाहिए। यदि सभी कर्मचारियों को सिस्टम टेलीफोन की आपूर्ति करना आवश्यक हो जाता है, तो आपको PBX के लिए अतिरिक्त सिस्टम कार्ड खरीदने की आवश्यकता होगी, जिसके लिए अतिरिक्त लागतें लगेंगी।
निष्कर्ष
कार्यालय के लिए मिनी-पीबीएक्स सब्सक्राइबर टेलीफोन लाइनों के बीच समान लोड वितरण के लिए एक विशेष उपकरण है। ऐसे उपकरणों के उपयोग से आप इनकमिंग कॉल को किसी भी संचार उपकरण पर निर्देशित कर सकते हैं, उन्हें अग्रेषित कर सकते हैं, स्टैंडबाय मोड सेट कर सकते हैं। यह आधुनिक उपकरण आपको उद्यम के काम को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने और टेलीफोन संचार की लागत को कम करने की अनुमति देता है। लेख बताता है कि कार्यालय के लिए पीबीएक्स कैसे चुनें और इसे कैसे स्थापित करें।
