प्रोटोकॉल शब्द हर किसी की जुबान पर है. कार्यालय के कर्मचारी इसे बैठकों के दौरान नियमित रूप से सुनते हैं, पुलिस अधिकारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों में इसका इस्तेमाल करते हैं, और राज्य के प्रमुखों और राजनयिकों को उनके द्वारा निर्धारित नियमों का पालन करने के लिए मजबूर किया जाता है। एक प्रोटोकॉल क्या है? हम नीचे पता लगाएंगे।
प्रोटोकॉल का अर्थ
कई अन्य शब्दों की तरह, इस शब्द के भी कई अर्थ हैं। यह सब गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करता है जिसमें वांछित अवधारणा लागू होती है। तो, आइए सबसे सामान्य स्थितियों को देखें जब प्रोटोकॉल के बारे में बात करने की प्रथा है।
जब कारोबारी माहौल की बात आती है, तो प्रोटोकॉल एक दस्तावेज होता है जो उस घटना का वर्णन करता है जो हो रही है (बैठक, बैठक, निदेशक मंडल, आदि)।
पुलिस के बारे में हम पहले ही ऊपर बता चुके हैं, जो अक्सर इसी तरह का दस्तावेज भी तैयार करती है। इस मामले में, अपराध या अपराध के तथ्य की स्थापना निहित है।
अंतरराष्ट्रीय प्रारूप में, प्रोटोकॉल नियमों का एक समूह है जिसका पालन सरकारी अधिकारियों के साथ-साथ राजनयिक आंकड़ों के बीच आधिकारिक बैठकों के दौरान किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रमुखों की बैठकों का एक प्रोटोकॉल होता हैराज्यों या राष्ट्रपति की यात्रा का भुगतान।
हालांकि, इस लेख में हम व्यापार प्रोटोकॉल की अवधारणा पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
बैठक के मिनट
व्यावसायिक बैठकें व्यावसायिक वातावरण में सभी प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग हैं। वे नियत समय को ध्यान में रखते हुए और केवल कार्यालय में आधिकारिक तौर पर जगह ले सकते हैं। अनौपचारिक व्यापार तिथियां भी बहुत लोकप्रिय हैं। दूसरे मामले में, आप बातचीत की प्रोटोकॉल पुष्टि के बिना कर सकते हैं। यदि बैठक आधिकारिक है, तो यह सभी नियमों के अनुसार लिखित रूप में होनी चाहिए।
कार्यवृत्त सचिव या अन्य व्यक्ति द्वारा ऐसे अधिकार के साथ रखा जाता है। बातचीत के प्रवाह को बनाए रखने के लिए, बैठक में चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की किसी न किसी सूची का पता लगाने का प्रयास करें। वॉयस रिकॉर्डर रखना भी उपयोगी होगा ताकि विवरणों को याद न किया जा सके, क्योंकि प्रोटोकॉल एक व्यावसायिक घटना का बहुत विस्तृत विवरण है।
उपस्थित एवं अनुपस्थित रहने वालों का नाम दर्ज किया जाए। अपने लिए, आप बिना किसी त्रुटि के कुछ शब्दों के लेखकत्व को इंगित करने के लिए मीटिंग में आने वाले प्रत्येक व्यक्ति के स्थान के बारे में नोट्स बना सकते हैं।
प्रत्येक बैठक के प्रारंभ में प्रश्नों पर विचार करने का क्रम निर्धारित किया जाता है, इसे शब्दशः लिखना सुनिश्चित करें।
यदि बैठक में मतदान हुआ था, तो उसके परिणामों को इंगित करें (कितने लोगों ने "के लिए" और कितने लोगों ने "विरुद्ध" मतदान किया)। उस स्थिति में जब बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या कम थी, आपके पास मतदान करने वाले सभी लोगों के नाम और उपनाम भी अंकित करने का अवसर है।
देरी न करेंबैक बर्नर पर प्रोटोकॉल फाइल करना, क्योंकि इस दौरान आप मीटिंग की डिटेल्स भूल सकते हैं।
बातचीत के कार्यवृत्त
बातचीत एक नियमित व्यावसायिक बैठक से भिन्न होती है जिसमें वे आम तौर पर एक या दो मुद्दों पर चर्चा करते हैं जो दोनों पक्षों के लिए एक बड़ी भूमिका निभाते हैं। इस मामले में, प्रोटोकॉल बातचीत की सभी बारीकियों और पार्टियों की आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करने का एक अवसर है। विचाराधीन मुद्दा हमेशा पहली बातचीत के तुरंत बाद हल नहीं होता है, इसलिए निदेशकों या अन्य कर्मचारियों को बैठक के बारे में समय और पूरी जानकारी चाहिए।
बातचीत का प्रोटोकॉल किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ के समान सिद्धांत के अनुसार तैयार किया जाता है।
वर्णित घटना की तारीख, दस्तावेज़ संख्या और शीर्षक के पूर्ण संस्करण को इंगित करना आवश्यक है। इसके बाद एक परिचय दिया जाता है, जो अनिवार्य रूप से उपस्थित लोगों की सूची और चर्चा के लिए मुख्य मुद्दों को इंगित करता है।
मुख्य भाग में, जानकारी को आमतौर पर तीन भागों में विभाजित किया जाता है: "सुना", "बोला", "निर्णय लिया"। प्रोटोकॉल के पूर्ण संस्करण में, सभी वक्ताओं के शब्दों को शब्दशः उद्धृत किया जाता है। कुछ मामलों में, प्रोटोकॉल से एक उद्धरण भी जारी किया जाता है, जो इसके एक निश्चित भाग को दोहराता है।
