संस्थापकों की बैठक के मिनटों की आवश्यकता तब होती है जब एक वाणिज्यिक या गैर-व्यावसायिक संगठन स्थापित करने का निर्णय लिया जाता है। एक नियम के रूप में, यह तब बनता है जब दो या दो से अधिक प्रतिभागी होते हैं। संस्थापकों की बैठक के इस तरह के एक प्रोटोकॉल, एक संगठन स्थापित करने के निर्णय के अलावा, अधिकृत पूंजी में निवेश की गई मूर्त संपत्ति के मूल्यांकन का अनुमोदन भी शामिल हो सकता है। उदाहरण के लिए, उपकरण, फर्नीचर, भवन, कच्चा माल, पेटेंट, और इसी तरह। हालांकि यह एक संस्थापक दस्तावेज नहीं है, इसे तैयार किया जाना चाहिए।
भविष्य में, संगठन के प्रबंधन के लिए इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है जब कोई भी मुद्दा उसके प्रमुख के अधिकार से परे हो जाता है। वे (शक्तियां) चार्टर, निदेशक पर विनियमन, रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। इसके अलावा, कंपनी के निदेशक की नियुक्ति के लिए संस्थापकों की बैठक के मिनटों की भी आवश्यकता होती है। संगठन के कामकाज के प्रारंभिक चरण में, दो अवधारणाओं की एक निश्चित पहचान होती है। विशेष रूप से, संस्थापक और प्रतिभागी एक व्यक्ति हैं। भविष्य में (शेयर बेचते समय) यह पहचान गायब हो जाती है। इसलिए इसके बाद संस्थापकों की बैठक के कार्यवृत्त को अलग ढंग से कहा जाना चाहिए।
भविष्य में, प्रतिभागी काफी विस्तृत निर्णय ले सकते हैं। उन सभी को, एक नियम के रूप में, एलएलसी प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाना चाहिए। विशेष रूप से, ये अधिकृत पूंजी में वृद्धि, मुनाफे के वितरण, संगठन के निदेशक के काम के लिए भुगतान, एक बड़ा ऋण प्राप्त करने, कंपनी की गतिविधियों को विनियमित करने वाले कई दस्तावेजों की स्वीकृति, बांड जारी करने से संबंधित मुद्दे हो सकते हैं।, पुनर्गठन।
मीटिंग मिनट्स फॉर्म में कई आवश्यक विवरण होने चाहिए। भविष्य में उनकी अनुपस्थिति कुछ कार्यवाही में स्थिति का आकलन करने की निष्पक्षता पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती है। सबसे पहले, दस्तावेज़ का शीर्षक, उसमें कंपनी का नाम, चार्टर का पूरी तरह से पालन करना चाहिए। इसके अलावा, एक संख्या और तारीख होनी चाहिए। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि एक निर्णय दूसरे की स्थिति को बदल देता है। आपको बैठक का स्थान (शहर या अन्य इलाका) भी बताना होगा।
शीर्षक के बाद, आयोजन में उपस्थित प्रतिभागियों (संस्थापकों) को आमतौर पर सूचीबद्ध किया जाता है। यदि यह व्यक्तिगत रूप से नहीं, बल्कि उनके प्रतिनिधि हैं, तो पावर ऑफ अटॉर्नी का संदर्भ देना, उसका विवरण और नोटरी डेटा लिखना आवश्यक है। पूरा नाम भी अंकित है। सचिव (इस संगठन में उनका पद)। इसके बाद बैठक का एजेंडा आता है। उसके प्रश्नों को आमतौर पर महत्व के क्रम में सूचीबद्ध किया जाता है।
इसके बाद प्रोटोकॉल का प्रशासनिक भाग आता है। इसके अनुभागों की संख्या एजेंडा में शामिल मुद्दों की संख्या से मेल खाती है। उनमें से प्रत्येक में मुख्य वक्ता का विवरण शामिल है, यदि उपलब्ध हो।परिवर्धन (परिवर्तन), उनका सार और पूरा नाम इंगित किया गया है। जिन्होंने उन्हें पेशकश की। फिर प्रतिभागियों के मतदान पर डेटा का परिणाम होता है। परिणाम एक निर्णय है। स्पष्ट बातचीत के लिए, यह स्पष्ट, स्पष्ट और अलंकृत वाक्यांशों के बिना होना चाहिए। प्रोटोकॉल पर सभी उपस्थित प्रतिभागियों (संस्थापक), अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
