बैठक के कार्यवृत्त: संरचना और सामग्री

2024 लेखक: Henry Conors | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-02-12 07:42

बैठक का कार्यवृत्त एक दस्तावेज है जो इस आयोजन के सभी महत्वपूर्ण निर्णयों को दर्शाता है। इसका गलत प्रारूपण, अर्थ और निष्पादन दोनों में, बैठक में प्रतिभागियों द्वारा इसका विरोध किया जा सकता है। इसके अलावा, गलत प्रबंधन निर्णय लेने का एक संभावित खतरा है यदि उत्पादन बैठक के मिनटों में विकृत जानकारी होती है। सरल अनुशंसाओं का एक सेट आपको इसे सही ढंग से व्यवस्थित करने में मदद करेगा।

इस दस्तावेज़ के पाठ में आमतौर पर दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य। बैठक के कार्यवृत्त (इसकी पहली छमाही) में घटना के मुख्य मापदंडों का विवरण शामिल है: पद, पूरा नाम। सदस्य, अध्यक्ष और सचिव। जब उपस्थित लोगों में से एक को विशेष दर्जा (आमंत्रित, विशेषज्ञ, पर्यवेक्षक, आदि) होता है, तो यह दस्तावेज़ में भी नोट किया जाता है। यदि बैठक में बहुत से लोग उपस्थित थे, तो बैठक के कार्यवृत्त में उनके बारे में डेटा हो सकता हैएक अलग शीट, जो दस्तावेज़ का एक अविभाज्य परिशिष्ट है। परिचयात्मक खंड एजेंडा के साथ समाप्त होता है, जिसमें विचाराधीन मुद्दों की एक सूची होती है। उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित करना वांछनीय है, लेकिन अन्य कारक भी हो सकते हैं जो प्रश्नों की सूची में स्थान को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, एजेंडा की संरचना इसके मुद्दों के हिस्से के तार्किक संबंध या घटना में भाग लेने वाले व्यक्तियों के रोजगार पर निर्भर हो सकती है। दस्तावेज़ स्वयं संगठन (इसका विभाजन) के लेटरहेड पर तैयार किया गया है, यह इंगित किया जाना चाहिए कि बैठक कब हुई थी।

मुख्य भाग में बैठक के कार्यवृत्त परिचयात्मक भाग से मेल खाना चाहिए। विशेष रूप से, इसकी वस्तुओं को उसी क्रम में जाना चाहिए जैसा कि एजेंडे में है। प्रत्येक एजेंडा आइटम पर जानकारी रिकॉर्ड करने वाले टेक्स्ट के निर्माण के लिए एल्गोरिदम इस प्रकार है: "सुना", "बात", "निर्णय लिया"। प्रोटोकॉल के इस भाग को लिखते समय मुख्य नियम यह है कि इसे एक प्रकार के प्रतिलेख में नहीं बदलना चाहिए।

विशेष रूप से, उप-अनुच्छेद "सुना" वर्णन करता है कि इस मुद्दे पर मुख्य वक्ता कौन था, उन्होंने अपने भाषण के अंत में क्या प्रस्तावित किया। वक्ताओं के अनुसार, यह भी संकेत दिया जाता है कि उन्होंने जो प्रस्ताव दिया, वह किसने कहा। निर्णय अधिकांश बैठक प्रतिभागियों की अंतिम स्थिति को ठीक करता है। यदि इसे वोटिंग द्वारा अपनाया गया था, तो यह इंगित किया जाता है कि कितने लोग इसके पक्ष में थे, कितने इसके खिलाफ थे, साथ ही साथ परहेजों की संख्या भी। चर्चा किए गए मुद्दों के महत्व के आधार पर, पूरा नाम सूचीबद्ध किया जा सकता है। वे लोग जिन्होंने कोई न कोई पद ग्रहण किया है।

बैठक के कार्यवृत्त सचिव द्वारा तैयार किए जाते हैं, दस्तावेज़ पर स्वयं बैठक के निष्पादक और अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसके संकलन के लिए सूचना का स्रोत हस्तलिखित ड्राफ्ट, वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके बनाई गई रिकॉर्डिंग, टेप हैं। यदि बैठक के दौरान पहचाने गए मुद्दों के समाधान के लिए किसी उच्च अधिकारी के अधिकार की आवश्यकता होती है जो बैठक में भाग नहीं लेता है, तो इस प्रमुख द्वारा निर्णयों का अनुमोदन अतिरिक्त रूप से प्रदान किया जा सकता है। एक हस्ताक्षरित और पंजीकृत प्रोटोकॉल एक दस्तावेज़ के रूप में या उन अधिकारियों को उद्धरण के रूप में भेजा जा सकता है जो प्रश्नों के केवल एक हिस्से के अंतर्गत आते हैं।